靈巧的組織架構管理

靈巧的組織架構管理

「人」在流程系統中扮演了非常重要的角色，因為所有流程的使用、簽核，都必須與人有關。因此在建立一個流程前，必須要先定義好使用者與使用者的架構，才能決定流程會由哪些人啟動、簽核。

然而，不同的公司會有不同的組織架構。有些公司採用嚴密及較深的層級關係；有些公司則採用扁平架構，組織層級並不深；有些公司則除了一般的行政架構外，也會有功能性的組織架構；有些公司則分為母公司與子公司，公司之間彼此獨立，但重大決策需要知會母公司。

為了符合各種不同的組織架構，Power Process系統提供您能夠滿足甚至超越業界期待的彈性靈活組織架構。在Power Process系統中，多元而相輔相成的組織元件包含：

	組織架構：組織架構為組織中的最高單位，一般而言代表一家公司、一個子公司或一個專案組織。系統內可以存在多個組織架構，但組織架構間沒有相互依存的關係。
	部門：部門隸屬於組織架構中，一個部門只能隸屬於一個組織架構、或一個部門中。部門可以為扁平狀設計，也可以在部門之下建立新的部門，組為樹狀結構的部門架構。組織架構可以視為最頂層的部門。
	職稱：職稱代表使用者的職位名稱。職稱與部門並沒有關係，而是獨立的架構，例如「經理」、「課長」、「助理」等。職稱為角色的一個屬性，不需另外維護。
	角色：角色是由部門與職稱組合而成，可以將其視為使用者群組。使用者會隸屬於各角色中，而非隸屬於某部門或某職稱中。角色中可以包含其他角色。
	使用者：真正使用系統的人。一個使用者可以不屬於任何角色，也可以隸屬於多個角色中，以真實反應他所擁有的權限與職責。
	代理人：代理人為一個使用者。此代理人可以代理指派給某個使用者的工作、代理指派給使用者所屬某個角色的工作、或是使用者某個流程的工作。
	群組：群組獨立於組織架構之外，為一群使用者的集合。群組中的使用者可以屬於不同的部門、角色。群組為單層架構，也就是說，群組中只能包含使用者，而不能包含其他的群組或角色。

組織架構、部門、職稱、角色、群組與使用者的關係為：

	組織架構為最頂層的部門，系統可以有多個組織架構。
	職稱為角色的一個屬性。
	部門必須隸屬於組織架構、或另一個部門中。一個部門可以包含多個子部門及多個角色。
	角色為部門與職稱的組合，(一個角色)＝(一個部門)＋(一個職稱)。角色可以包含其他角色。同樣的部門、職稱可以建立角色代號不同的角色。
	使用者隸屬於角色中，一個使用者可以不屬於任何角色，也可以隸屬於多個角色。
	一個使用者可以根據隸屬的角色、使用者本身、或是會處理的流程，分別設定工作代理人。在同一個時段中，一個流程/角色/使用者，可以設定多位代理人。
	群組中只能包含使用者，不能包含部門、角色、或其他的群組。

在介面的表示上，組織架構管理以「」代表組織架構、「」代表部門、「」代表角色、「」代表使用者、「」代表群組，職稱與代理人不會顯示在組織架構圖中。以下為一個組織架構的圖例：



以下則是一個群組的圖例：


如此彈性而綿密的組織架構管理能夠簡化組織異動的煩瑣流程，降低對企業的衝擊，幫助管理者輕易掌握企業流程執行的狀況和員工責任歸屬，明確地實行獎懲制度，提升員工士氣與改善組織績效，全面滿足企業經營管理層面之需求。下個月，BPM小百科單元將介紹「角色權限管理」在組織架構管理中的應用。