上個月，我們了解角色在組織管理中的應用之後，接著讓我們了解角色跟使用者間的關心以及使用者在組織架構管理中的特性。

角色跟使用者基本上是相呼應且存在的，如果使用者處於不屬於任何角色的情況下，系統將會認定該使用者為「未指派」的使用者。Power Process系統允許使用者不屬於任何角色，但也因其不屬於任何角色，這種使用者在流程工作指派時，只能透過使用者變數指定，而不能透過組織關係指定此使用者簽核。

一般而言，只有在組織轉檔只轉入使用者資料時，才會有未指派的使用者。轉檔完畢後，組織管理者要將這些未指派的使用者加入到某個角色中。若透過「組織架構管理」工具建立使用者，建議不要建立未指派的使用者，以免此使用者無法正確執行流程。

使用者隸屬於角色中，一個使用者可以不屬於任何角色，也可以隸屬於多個角色。

一個使用者可以根據隸屬的角色、使用者本身、或是會處理的流程，分別設定工作代理人。在同一個時段中，一個流程/角色/使用者，可以設定多位代理人。

群組中只能包含使用者，不能包含部門、角色、或其他的群組。

如同組織架構、部門與角色，只要在樹狀圖中按一下某個使用者，右下方的「屬性」子視窗中便會顯示此使用者的屬性資料，包括代號、名稱、隸屬角色名稱、以及此使用者所屬的主要部門及主要角色名稱。若此使用者隸屬於多個部門，則視窗中會顯示每一個隸屬角色的資訊。

按一下使用者在「屬性」視窗的某一筆資訊時，系統會在頁面左方的「組織架構圖」子視窗中，展開並反白此使用者在樹狀圖中的位置。

從以上文章可以發現使用者在Power Process中是非常重要的，每一個應用Power Process的人都需要一個使用者帳號來操作系統，使用者也可以因應該公司的特性調整到多個角色底下，在真實的組織中，會面臨到員工離職的現象。為了避免離職員工造成流程系統的問題，在組織架構管理中，可以設定每個使用者的狀態。當使用者的狀態設定為「在職中」時，此使用者可以正常登入、且進行流程啟動或簽核動作；當使用者的狀態設定為「不在職」時，此使用者將無法登入待辦事項與webForm、執行某工作項目，若工作項目指派到此使用者時，也會出現「找不到此使用者」的錯誤。

管理使用者需要注意的幾個事項：

新增使用者分為角色底下的使用者與「未指派」的使用者。

使用者新增完成後，想要修改使用者資訊時不能修改此使用者的代號，只能修改此使用者的名稱、密碼、工作時區、電子郵件信箱、以及隸屬的角色等資訊。

若使用者只隸屬於一個角色時，組織管理者可以刪除此使用者、或是將此使用者設為「未指派」的使用者；若使用者隸屬於多個角色時，組織管理者無法一次刪除使用者，必須逐一刪除此使用者與隸屬角色的關係，直到刪除所有角色的關係後，才能夠刪除此使用者。

更改使用者某個隸屬角色的方式，就如同在樹狀架構中，將使用者從某一個角色搬移到另一個角色。因此，要更改使用者的某個角色，可以用「剪貼」的方式，將此使用者從一個角色搬移到另一個角色。