以企業流程管理工具串接企業資源規劃系統強化連展的市場應變能力

原刊登於電子時報記者蔡宜秀/台北 2007/06/07

前言：「 Mandy ，上個月我們去天津廠時，那個負責跟我們解說 A 生產線的小陳表現得很好，可以考慮拉拔他做A生產線的組長，你幫我寫封信跟天津廠廠長推薦一下。」 Mandy 聽到上司Joe的吩咐後，即刻寫了封推薦信函給天津廠廠長，並cc給人資部主管Cindy ，隔了1天，卻收到天津廠廠長說小陳已經離開公司的回復，Mandy感到很驚訝，因為，他明明早上還在公司的人事名單中看到小陳的資料 ……

由於跨國企業的各分點的資訊化程度不一，為落實管理一條鞭，以同樣的績效評估指標(Key Performance Indicators;KPI)管理及稽核各據點表現，連展開始透過系列工具整併各據點的管理機制，如以企業流程管理(Business Process Management;BPM)工具串接散落於企業資源規劃(Enterprise Resource Planning；ERP)與人事管理(Human Resource Management；HRM)等系統的員工資料.

連展科技總管理處處長張瑞益表示，隨著企業規模日漸擴大，連展科技的據點亦從台灣本部慢慢擴向大陸、香港、日本及美國等地，基此考量，由於原先連展的各個據點的資訊系統架構都不大相同，因此，很多非核心/營運資訊的訊息都無法及時回報給台灣總部，舉例來說，當台灣總部接收到A分點的員工訊息時，那位員工可能早已離開A分點，這看似不會對企業經營有太大衝擊的人事問題，其實隱藏著莫大的營運/管理危機。

對企業高階主管來說，如何透過資通訊技術重整組織結構及加速業務推廣等全球化危機管理，尤甚重要，對企業資訊部主管來說，與其花時間數據化資訊投資成本，不若依企業營運模式，告知高階主管「資通訊技術可以如何為企業節省成本、如何助企業贏得市佔率，以及如何獲得高經營績效」。

以BPM簡化系統平台及資訊成本提升企業競爭力

「連展每年都會依年度經營策略規劃相對應的資訊方案與架構藍圖，畫出所需的資訊模組後，就會知道該增減哪些資訊系統。」張瑞益表示，連展在劃出2004年度的資訊藍圖後，發現當時在跨據點的員工資訊整合上有些問題，於是開始評選系列解決方案.

由於各據點的資訊化程度不同，人事管理模式也不同，不僅無法掌握目前的人力狀況，有的時候，還會發生員工能力不若連展所需，及外部據點暨總公司之間任用標準不一致等窘狀。因此，連展開始思考應以BPM工具串接出 1 套能有效彙整所有員工資料的系統，張瑞益表示，儘管ERP系統亦有提供員工管理及簽核管理等功能，不過，為降低ERP授權費用，及簡化開放給員工及客戶系統資料，連展最後是選擇超義的BPM工具。

張瑞益也指出，連展從2004年中開始評估現有的BPM系統供應商，於2004年底開始導入BPM工具，由於連展計劃以BPM工具進行員工生命週期管理，而員工生命週期管理又牽涉到許多管理機制，因此，連展是以分階段上BPM系統的方式導入BPM工具，至2006年先將人事行政與人力資源管理流程、公文簽呈、客戶服務及業務相關的客訴、原物料採購簽核與所有事務、設備採購簽核等功能機制上線，並計畫於 2007年8月部署完知識管理、 ISO暨文管中心(Document Control Center;DCC)的文件管理流程、福委管理及零用金簽核等內部所需的員工管理機制。

BPM工具導入後，不僅降低簽核管理時間，由於簽核機制有助於管理者掌握簽核進度及關連性，無形中，亦提升了連展的事前與事中管理稽核能力。

依產品功能、開發技術、廠商能力及開發成本與時間選擇合作夥伴

當連展決定好BPM工具的部署及應用方向後，即根據連展的企業作業生命週期(Enterprise Operational Lifecycle)機制 - 銷售服務(Marketing)、業務需求(Sales)、估價管理(Account Management)、服務及能力(Development )等 5 構面，選擇最適系統供應商。

張瑞益表示，連展的作業生命週期機制，除有助於決定系統供應商的評估指標外，亦能助連展決定評估權重，當然，在評估 BPM 系統工具業者時，也是以此模式歸結出下列 8 項評估指標及相對應的權重：

1 、產品適用性 ……10 ％
2 、系統功能完整性 ……15 ％
3 、技術開發周延性 ……5 ％
4 、產品擴充性及彈性 ……5 ％
5 、系統供應商的技術支援能力 ……15 ％
6 、廠商經驗 ……10 ％
7 、開發時間 ……20 ％
8 、成本 ……20 ％

最後，張瑞益表示，為讓高階主管買單，尚須以財務報表的方式，將上述評估指標及權重與企業經營方針作連結整合。